Nous connaissons tous les limites du télétravail. Voici 5 idées faciles à mettre en place pour mieux collaborer à distance et renforcer l’identification du télétravailleur avec l’entreprise et son équipe.
#1 – Le Mini-Call
Passer par des mini-calls à programmer en début et/ou fin de semaine par groupe de 3 à 4 personnes d’une durée de 5 minutes par participant pour aborder des choses qui se passent comme si vous lisiez les titres d’un magazine : les personnes qui ont besoin d’approfondir pourront ensuite en parler plus en détail entre elles.
- La mini agenda à indiquer dans l’invitation pour définir le but du call et ce que vous attendez de chacun des participants.
J’ai une expérience 100% positive avec des mini calls de 5 minutes en début de semaine dont
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- 2 minutes pour se présenter ou parler de sa situation (comment ça va)
- 2 minutes pour mettre des mots sur l’avenir proche (finalité)
- 1 minute pour s’intéresser aux autres personnes dans le call de façon non technique : les valoriser ou les encourager (make the dream work).
⇒ PRO TIP: Veillez à quitter le call avec le sourire et une bonne nouvelle ou une mission, les deux avec une date !
#2 – Se connaître
Si vous travaillez en freelance sur une mission d’une certaine durée, prenez un instant pour faire connaissance. Tout le monde fait sa vie, parfois très loin l’un de l’autre, et vous travaillerez mieux ensemble si vous considérez l’autre comme une personne réelle plutôt qu’un avatar qui remplit une fonction. Vous rendrez cette collaboration plus facile si vous partagez mutuellement trois choses d’ordre général (localisation, âge/études/précèdent poste, enfants, passions). Selon mon expérience il est plus utile de partager 2 hard facts (profession, localisation) et un fait particulier (a rejoint l’entreprise depuis quand, hobby ou autre) car cela aide à se faire une idée plus précise de la personne sans en même temps “trop s’intéresser”.
#3 – No viso. Écoutez
De temps en temps, osez des 1:1 de 20 minutes sans visio pour des calls constructifs. Ne le faites pas de manière régulière et, en fonction de votre façon de travailler ensemble peut-être pas non plus en fin de semaine mais plutôt un mardi ou un jeudi.
Nous avons quasiment tous oublié d’écouter ; ces dernières années on nous a appris à écouter avec les yeux, c’est-à-dire capter l’information à partir d’un visuel ou d’une vidéo qui défile devant nos yeux à l’instant T. Il nous manque souvent une partie de l’information, parfois c’est sa profondeur, le contexte ou la touche personnelle qui nous permet de nous attacher au projet.
C’est oublier que la communication est une forme d’art. L’information passe différemment si nous ne disposons que des mots et de la voix. Pour vous en rendre compte, je vous recommande d’écouter un film au lieu de le regarder. Je le fais parfois. La perception sonore est très différente de celle d’un audiobook et rend l’expérience unique et vivante. C’est un peu comme si on était dedans ou en salle de sport pour s’entraîner : ça aide à décharger l’imagination ou l’énergie sans gros effort et de manière bien encadrée.
#4 – La marche à suivre
Pour la réussite du télétravail du côté de l’entreprise il est primordial de mettre en place une charte de télétravail simple, claire et solide : quels sont les rituels, où trouver les infos, qui contacter, quand faire quoi ou comment.
Les actions concrètes initiées par l’entreprise en faveur du bien-être sont un autre élément valorisant et apprécié. Cela pourrait être soit
- des sorties team building ou afterwork
- des journées portes ouvertes – l’occasion de mettre en avant l’équipe et de lui permettre de rencontrer ses interlocuteurs et les différentes personnes qui représentent le marché
- Amener l’équipe à déterminer ensemble un projet à mettre en place et des actions pour sa réalisation (collecte des dons, recherche des groupes ou clubs à sponsoriser, participation aux actions de proximité ou jeunesse etc.)
- Ne pas négliger les petites attentions surprises :
- envoyer une carte postale manuscrite avec des remerciements, des mots d’encouragement ou des chocolats lors d’une prochaine occasion comme Pâques, la St Valentin ou une journée officielle dédiée à l’amitié, la santé mentale, etc.
- proposer des tarifs préférentiels quand c’est raisonnable et adapté à un public divers (village de vacances, club de sport, shopping en ligne, centre bien-être ou coiffeur, tarif des sapins de noël etc.)
Je vous invite à chercher sur internet la liste qui vous convient le mieux, voici deux exemples :
- Journées Internationales https://www.un.org/fr/observances/list-days-weeks
- Journées mondiales https://www.journee-mondiale.com/les-journees-mondiales.htm
#5 – Partager
Il est utile de créer sur Notion ou n’importe quelle autre plateforme à laquelle tout le monde a facilement accès, en mode privé entreprise, un tableau comme à l’école sur lequel chaque team note ses acquis ou défis ou un mot qui décrit la situation actuelle.
N’utilisez pas de canal sur Slack ni de newsletter interne, le but n’est pas de distribuer l’info pour la garder mais de la partager de manière éphémère. Toute info qui date de plus d’une semaine n’a plus sa place sur le tableau et sera alors effacée ! Ainsi, vous permettez aux personnes de votre entreprise qui n’ont pas de contact direct ni régulier de vivre le progrès avec vous, sans contrainte ni effort. L’idée est de partager l’info en un mot ou sous forme de titre.
⇒ PRO TIP : Pour la gazette de fin d’année de votre entreprise demandez à votre Assistant de sauvegarder soigneusement les tableaux par ordre chronologique – mais pas sans avoir averti les équipes d’abord ! Si ça fait trop, vous pouvez également passer ensuite aux votes pour ne garder que les titres les plus appréciés.
